彩虹办公系统
彩虹PLM

彩虹办公系统  /  新闻资讯  /  图纸管理

彩虹PLM系统打破低效的图纸文档管理

发布时间:2022-05-05

随着制造企业的发展,图纸文档存储位置比较随性,图纸文档因修改产生多个版本时,那么我们将会浪费很多时间在查找和确认图纸文件上。那么如何将企业的图纸文档集中规范管理,以此来打破这种低效的图纸文档管理方式,提高员工、团队乃至整个公司的效率呢?彩虹PLM图纸管理软件,以提高企业工作效率为目标,实现企业数据中心的智能化管理与应用,让管理变得简单,解决企业图纸、文件、邮件等非结构化数据的分散无序、杂乱无章的问题。

文档资料管理

一、图纸文档合理分类是高效的基础

把图纸的文档都集中起来存放在共同的彩虹PLM图纸管理系统,进行分类存档,按照不同的类别将文件存储到不同的文件夹中,分类原则不能只是单纯的属性类型进行分类,比如“jpg”文件夹下面存储图片文件,“doc”文件夹下面存储word文档,这种基础分类方法对于办公来说其实是低效的。

可以根据文档间彼此的联系和隶属关系进行分类,比如:某某部门-某时间-某项目文件夹,另外文件夹的层次最好不要超过3层,尽量扁平化,以方便后期查找。

二、图纸文档规范的文件命名

相信在图纸文档没有统一命名标准时,图纸文档命名会变得很随性,即使同一个人在不同的时间段图纸文档命名也会不同,为了方便,会选择默认的文件名“文档1”“文档2”,或者胡乱敲几个字母,先存上。

这只能得一时的方便,时间一长就逐渐会忘记图纸文件的内容,你就必须一个个打开看里面的内容。所以为了以后的高效查找和使用,标准命名规范是硬性条件。

图纸文档命名规则:符合行业准则+遵循逻辑性。不同的行业,有不同的命名方式,各公司也有区别。可以参考:时间+项目+文件类型+编号/识别号/关键词。

有了这些文件属性,方便我们记忆和确认的同时还能配合高速搜索工具实现快速查找。

智能检索

三、 如何才能快速地找到目标文件?

现在很多的图纸文档管理软件都能进行快速的查询。图纸文档管理软件的诞生,就是为了解决我们日常办公所面临的各种文件操作问题,市面上已经有很多成熟的产品,彩虹PLM图纸管理软件是在企业使用较多的,彩虹PLM能够大大地提高我们进行文件处理的效率。容易上手,只需要付出一定的学习时间成本,就会节省许多工作时间。

彩虹PLM的功能:

1、关键词进行查找;

2、可以通过文件大小、尺寸、作者、创建/修改时间段等进行查找;

3、可按设定好的属性条件进行查找,用户也可自定义搜索条件。

四、怎么快速分享图纸文档

彩虹PLM图文档管理软件,文件的存储、搜索、分发等都能在系统中快速完成。

五、图纸文档实现移动快速办公

彩虹PLM 把我们办公的文件都集中起来存放管理,软件部署在云端服务器时候,无论在哪办公,只要打开彩虹PLM客户端就可以使用系统里的图纸文件资料,不必再使用移动U盘做复制粘贴了,再也不怕忘记带文件情况了。

这给不同办公地点或出差办公的用户带来了很大的便利。同时线上即可进行工作流程办公,特别是在外地文件审核,直接线上完成,不用特地再跑公司走人工流程。

六、文件的历史版本的数据追溯

版本管理一直是图纸文件管理中的一个难题,彩虹PLM能帮助记录和管理各文件的版本信息。历史版本可做数据参考,也可重新启用。

另外,彩虹PLM 可自定义预设文件模板,可方便用户创建文件。而受控的图纸文档,可调用本地应用进行编辑(有编辑权限的情况下),并实时存储于软件系统中,不必先保存在本地桌面再上传系统。

相关热门新闻

彩虹plm

客服热线:400-1819-123

手机:188 2033 7081

微信服务号
Copyright @2012 东莞市米目米信息技术有限公司   粤ICP备16006610号     网站地图
在线客服
客服电话
官方微信
免费试用
返回顶部

免费客服热线:

400-1819-123

手机号码:

188 2033 7081

扫码后直接咨询报价